La communication en entreprise repose désormais largement sur les outils de messagerie professionnelle. Leur usage optimal peut significativement améliorer la productivité et la collaboration entre collègues. Une mauvaise utilisation peut vite engendrer des malentendus et des retards.
Pour tirer pleinement parti de ces outils, vous devez adopter certaines bonnes pratiques. Être clair et concis dans ses messages, utiliser les canaux appropriés selon l’urgence et l’importance de l’information, ou encore maîtriser les fonctionnalités avancées comme les étiquettes et les rappels sont autant de stratégies à considérer. Une communication bien optimisée contribue à un environnement de travail plus harmonieux et efficace.
Les outils de messagerie professionnelle : lesquels choisir et pourquoi
Pour optimiser la communication interne, plusieurs outils se révèlent incontournables. Leur choix dépend des besoins spécifiques de chaque entreprise, mais certains se démarquent par leur polyvalence et leur efficacité.
Messagerie instantanée et visioconférence
Google Workspace constitue une solution complète, intégrant la messagerie, la visioconférence avec Google Meet, l’agenda avec Calendar et une suite bureautique incluant Docs, Sheets et Slides. Cette solution centralise les canaux de communication, rendant les échanges plus fluides.
- Slack : rassemble tous les canaux de communication digitaux en un endroit unique, favorisant les échanges rapides.
- RingCentral : fluidifie la communication interne via téléphonie, visioconférence et messagerie.
Intranet et réseaux sociaux d’entreprise
L’intranet d’entreprise centralise les informations, accessible à tous les services. Il permet de structurer et de partager des ressources essentielles.
Réseaux sociaux d’entreprise : ces espaces de communication collaborative offrent une plateforme idéale pour des échanges conviviaux et dynamiques.
Outils collaboratifs et reconnaissance des employés
Trello et Atolia permettent d’organiser les tâches et projets en temps réel, facilitant la coordination entre équipes. Ces plateformes offrent une personnalisation avancée pour s’adapter aux besoins spécifiques.
Messagerie Inrae et signature mail
La messagerie Inrae est un exemple de solution sur mesure déployée pour répondre aux besoins spécifiques d’une institution.
Letsignit est déployé en quelques clics sur messagerie Gmail ou Outlook, intégrant des signatures mails avec bannières pour renforcer l’identité visuelle.
Ces outils, bien utilisés, favorisent la circulation des informations et améliorent la communication interne. 
Les bonnes pratiques pour une utilisation optimale des outils de messagerie
Pour une communication interne vraiment efficace, adoptez des pratiques qui maximisent l’utilisation de vos outils. Voici quelques conseils essentiels pour tirer le meilleur parti de votre messagerie professionnelle.
Structurer les échanges
Pour éviter la dispersion de l’information, structurez vos échanges. Utilisez des canaux dédiés pour chaque projet ou équipe sur des plateformes comme Slack ou Microsoft Teams. Cela permet de centraliser les discussions et d’éviter les pertes d’information.
- Catégorisez les discussions : créez des canaux spécifiques pour chaque sujet.
- Utilisez les étiquettes : marquez les messages importants pour les retrouver rapidement.
Automatiser les tâches répétitives
Les outils modernes offrent des fonctionnalités d’automatisation. Exploitez-les pour libérer du temps et améliorer l’efficacité. Par exemple, la messagerie Gmail permet de configurer des réponses automatiques et des filtres pour trier les emails entrants.
Favoriser la transparence
La transparence est clé pour une communication interne fluide. Utilisez l’intranet d’entreprise pour partager les informations importantes accessibles à tous. Publiez régulièrement une newsletter interne pour tenir les équipes informées des faits marquants et des évolutions.
Encourager les feedbacks
Pour améliorer constamment vos processus, recueillez les retours de vos collaborateurs. Implémentez une boîte à idées anonyme ou une plateforme de feedback 360 degrés pour permettre à chacun de s’exprimer librement et de proposer des améliorations.
Utiliser les outils collaboratifs
Les outils comme Trello et Atolia facilitent la coordination entre équipes et la gestion des projets. Organisez vos tâches et projets en temps réel, et créez des groupes de travail pour une collaboration plus ciblée et efficace.